La segreteria in emergenza è responsabile dei servizi che accompagnano le attività di un campo di accoglienza o di un’emergenza e può rappresentare un punto di forza oppure uno snodo critico nella gestione delle attività di un’emergenza. Da questo deriva l’importanza della omogeneità di linguaggi, attività e strumenti utilizzati dal volontariato e dagli operatori della protezione civile.

Per lo svolgimento dei compiti e delle attività durante un emergenza, o un evento, è necessario che la segreteria operi come una squadra così composta:

• un referente della segreteria
• addetti che si occupino degli aspetti legati alla logistica, come mezzi e attrezzature, magazzino e carraia
• addetti che si occupino degli aspetti legati alla gestione dei volontari,
• addetti che si occupino degli aspetti legati alla cucina e magazzino alimentare
• addetti che si occupino degli aspetti legati alle comunicazioni
• addetti che si occupino degli aspetti legati all’assistenza della popolazione e infopoint se previsti (in caso di campo assistenza popolazione)

I principali compiti del Coordinatore in emergenza a prescindere dal tipo di evento/emergenza sono:

• verificare la dotazione standard degli strumenti della segreteria (pc, stampanti, cancelleria, ecc..)
• coordinare i volontari addetti alla segreteria
• organizzare e assegnare i compiti agli addetti della segreteria
• presiedere alle attività della segreteria
• verificare la trasmissione/ricezione della documentazione al/dall’ Ente che gestisce l’emergenza/evento
• accertarsi del passaggio di consegne agli altri turni
• subentrare agli addetti della segreteria in caso di necessità

I principali compiti degli addetti alla segreteria in emergenza, in ordine di priorità, ed in relazione al tipo di emergenza/evento sono:

• verificare le informazioni in entrata ed in uscita ( mail, telefono, ecc. )
• gestire e verificare le disponibilità, nonché le presenze del Volontariato in emergenza
• verificare mezzi e attrezzature impiegati
• fornire alla cucina il numero di pasti da erogare
• protocollare e archiviare la documentazione
• preparare gli attestati

Il Coordinamento provinciale opera al fine di sensibilizzare le Associazioni aderenti dell’importanza di avere al proprio interno persone in grado di seguire tali aspetti all’interno delle proprie Organizzazioni. Inoltre, parte di essi compongono la Segreteria di emergenza del Coordinamento, la quale opera principalmente all’interno della Sala Situazioni Piacenza, oppure a livello mobile in caso di attivazioni delle Unità di Comando Locali se servisse il coordinamento delle attività direttamente sul campo.